無料で使える事務作業ツール集「事務人」｜文章・Excel・画像・QRコードまでまとめて紹介
パソコンを使って仕事をしていると、ほんの少しだけ手間のかかる作業が次々に発生します。
- 文章の文字数を確認したい
- ExcelやCSVのデータを整理したい
- 複数のファイルをZIPにまとめたい
- ブログへ掲載する画像を軽くしたい
- 案内用のQRコードを作りたい
それぞれの作業に対応するソフトを探していると、作業そのものよりも準備に時間がかかってしまうことがあります。
そこで知っておきたいのが、事務作業向けの無料便利ツール集「事務人（じむじん）」です。
事務人には、文章の確認、Excel・CSVの処理、ZIPファイルの作成、画像の軽量化、色の確認、QRコード作成、タスク管理など、さまざまなツールが用意されています。
今回は、事務人で利用できる主なツールと、それぞれがどのような場面で役立つのかを紹介します。
事務人はどのようなサービス？
事務人は、日々の事務作業で発生する「少しだけ困った」を解決するための便利ツール集です。
トップページでは、ツールが用途ごとに整理されています。そのため、専門的な名前を知らなくても、「文章を整えたい」「CSVを編集したい」「画像を軽くしたい」といった目的から必要なツールを探せます。
ツールはすべて無料で利用でき、ブラウザから作業を始められるのが特徴です。
会社の事務担当者だけでなく、個人事業主、在宅ワーカー、ブロガー、ネットショップ運営者、自治会やPTAで資料を作成する方など、幅広い人に活用しやすいサービスです。
予定や仕事を整理するタスク管理ツール
DoNext
毎日行う仕事が増えてくると、何から手を付ければよいのか分からなくなることがあります。
「DoNext」は、タスク、期限、チェックリスト、カレンダーを一つのワークスペースで整理できるタスク管理ツールです。
大きな仕事を小さな項目に分けてチェックリストにしたり、締切日を設定したりできるため、作業の進み具合を把握しやすくなります。
仕事の予定だけでなく、ブログ記事の作成計画、買い物リスト、旅行の準備、引っ越しの手続きなどにも応用できます。
公式サイトでは、DoNextのデータは暗号化して利用者のパソコンに保存すると案内されています。
文章作成や校正を助けるツール
文字数カウント
ブログ記事、商品説明、レポート、SNS投稿などでは、文章の長さを確認したい場面があります。
「文字数カウント」を使うと、入力した文章の文字数や行数をすぐに確認できます。
Bloggerの記事作成中に文章量を確認したいときや、文字数制限のある紹介文を作成するときにも便利です。
→ 文字数を数える
全角・半角統一
複数の人が入力した名簿や商品データでは、数字や英字の全角・半角が混ざってしまうことがあります。
「全角・半角統一」は、英字、数字、記号などの表記をそろえるためのツールです。
電話番号、郵便番号、商品番号などの表記を整えたい場合に活用できます。目で確認しながら一文字ずつ直すよりも、作業時間と修正漏れを減らしやすくなります。
文章・ファイルの違いチェック
原稿を修正した後で、「どの部分を書き換えたのか分からない」と困ったことはないでしょうか。
「文章・ファイルの違いチェック」では、二つの文章やファイルを比較し、追加、削除、変更された箇所を確認できます。
ブログ原稿の修正確認、案内文の改訂、取引先から戻ってきた文書の確認などに便利です。
長い文章を最初から読み比べる負担を減らし、確認漏れの防止にも役立ちます。
Excel・CSV作業を効率化するツール
Excel・CSV取込前チェック
ExcelやCSVを業務システムへ取り込む際には、空欄、重複、入力形式の違いなどが原因でエラーになることがあります。
「Excel・CSV取込前チェック」は、ファイルを取り込む前に、データ内の問題を確認するためのツールです。
顧客名簿、商品一覧、注文データ、アンケート結果などを登録する前の確認に向いています。
エラーが発生した後で修正するのではなく、事前に問題を見つけることで作業のやり直しを減らせます。
CSV編集
CSVはさまざまなシステムで使われていますが、一般的なテキスト編集画面では内容を確認しにくいことがあります。
「CSV編集」では、表計算ソフトのような画面でCSVの内容を確認・編集できます。
商品名や価格の修正、不要な行の確認、登録前の最終チェックなど、CSVを少しだけ編集したい場面に便利です。
データが行と列に分かれて表示されるため、CSVを扱い慣れていない方にも内容を把握しやすくなっています。
→ CSVを編集する
Excel・CSV結合・分割
月別や店舗別に分かれたファイルを一つにまとめる作業は、ファイルの数が多くなるほど大変です。
「Excel・CSV結合・分割」を使うと、複数の表をまとめたり、大きなファイルを扱いやすい単位に分けたりできます。
毎月作成される売上表をまとめる、複数の担当者から届いたデータを一つにする、大容量CSVを分割して別のシステムへ取り込むといった場面で役立ちます。
繰り返し行っていたコピーと貼り付けの回数を減らしたい方に向いているツールです。
文字コード変換
CSVやテキストファイルを開いたとき、日本語が意味の分からない文字列に変わってしまうことがあります。
この文字化けは、ファイルと使用するソフトの文字コードが合っていない場合に発生します。
「文字コード変換」は、CSVやテキストファイルを、使用するソフトに合う形式へ変換するためのツールです。
別のシステムから出力したCSVが正しく開けないときや、アップロード先の指定に合わせて文字コードを変更したいときに活用できます。
ZIPやテスト用ファイルを扱うツール
ZIPファイル作成
複数の画像や資料をメールで送りたい場合、ファイルを一つずつ添付するのは手間がかかります。
「ZIPファイル作成」を使うと、複数のファイルを一つのZIPファイルにまとめられます。必要に応じてパスワードの設定も可能です。
取引先へ資料一式を送るときや、ブログ用の素材をまとめて保管するときなどに便利です。
ZIPファイルを開く
「ZIPファイルを開く」は、ZIPファイルの中身を確認し、必要なファイルを取り出すためのツールです。
送られてきたZIPに何が入っているのか確認したい場合や、必要なファイルだけを選んで保存したい場合に役立ちます。
ダミーファイル作成
ファイルのアップロード機能や容量制限を確認するとき、実際の顧客情報や社内資料をテストに使用するのは避けたいところです。
「ダミーファイル作成」では、動作確認に使う仮のファイルを作成できます。
Webサイトのアップロードテスト、メール添付の確認、ファイルサイズ制限の確認などに利用できます。対応形式や作成条件は、ツール画面で確認してください。
ブログ運営にも役立つ画像ツール
画像軽量化
スマートフォンで撮影した写真は、ブログで表示するにはファイル容量が大きすぎる場合があります。
「画像軽量化」は、画像の見た目をできるだけ維持しながら、ファイル容量を小さくするツールです。
Bloggerへ写真を掲載するとき、メールへ画像を添付するとき、ネットショップの商品画像を準備するときなどに活用できます。
画像を軽くすることで、ブログページの表示にかかる負担を抑える効果も期待できます。
→ 画像を軽量化する
画像形式変換
画像にはJPEG、PNG、WebPなど、複数のファイル形式があります。
「画像形式変換」は、複数の画像を指定した形式へまとめて変換できるツールです。
利用するサービスが特定の形式にしか対応していない場合や、保存形式をそろえて画像を管理したい場合に役立ちます。
撮影情報の確認・編集
写真には、撮影日時や位置情報などのデータが保存されている場合があります。こうした撮影情報は一般的にEXIF情報と呼ばれています。
「撮影情報の確認・編集」は、写真に記録されている撮影日時や位置情報などを確認・編集できるツールです。
自宅や撮影場所の位置情報が残った写真を、そのままブログやSNSで公開してしまう可能性もあります。写真を公開する前の安全確認にも利用できます。
Webページ撮影
通常のスクリーンショットでは、パソコンやスマートフォンの画面に表示されている範囲しか保存できない場合があります。
「Webページ撮影」は、URLからWebページ全体を画像またはPDFとして保存するためのツールです。
Webページの修正前後を記録したいとき、参考資料としてページ全体を残しておきたいときなどに役立ちます。
保存したページの画像や文章を公開・再配布する場合は、元のWebサイトの著作権や利用条件を確認しましょう。
色選びを助けてくれるツール
Webスポイト
Webサイトや画像を見ていて、「この色と同じ色を使いたい」と思ったことはないでしょうか。
「Webスポイト」は、画面上にある気になる色を取得し、その色番号を確認するためのツールです。
ブログの見出し、バナー、資料、チラシなどの色をそろえたい場合に活用できます。
カラーピッカー
「カラーピッカー」では、パレットや数値入力から目的に合った色を選べます。
ブログデザインの背景色や文字色、バナーの強調色、プレゼンテーション資料の配色などを決めたいときに便利です。
色番号を記録しておけば、別の画像や資料でも同じ色を再現しやすくなります。
案内や販促物に便利な「QRコード生成」
チラシや名刺からWebサイトへ案内したいときに便利なのがQRコードです。
「QRコード生成」は、QRコードを手軽に作成できるツールです。多数のQRコードをまとめて生成したい場合にも対応しています。
ブログ、商品ページ、申込フォーム、店舗の案内ページなどへ誘導したいときに活用できます。
QRコードを印刷物へ掲載する場合は、作成後にスマートフォンで読み取り、正しいページが開くことを確認しておきましょう。
事務人はこんな方におすすめ
- 日々の事務作業を効率化したい方
- ExcelやCSVの整理に時間がかかっている方
- ブログへ掲載する画像を整えたい方
- 専用ソフトを導入せずに作業したい方
- 複数の無料ツールを一つのサイトから探したい方
- パソコン作業に不慣れで、目的からツールを選びたい方
事務人では、目的別にツールが整理されています。初めて利用する場合はトップページを開き、自分が行いたい作業に近い項目から探してみるとよいでしょう。
まとめ
無料便利ツール集「事務人」には、文章、Excel・CSV、ZIP、画像、色、QRコード、タスク管理など、日常の事務作業に役立つ機能がそろっています。
一つひとつの作業は小さくても、毎日のように繰り返していると大きな負担になります。便利なツールを上手に活用すれば、単純作業にかかる時間を減らし、本来取り組みたい仕事へ時間を使いやすくなります。
「この作業をもっと簡単にできないかな」と思ったときは、事務人の中に使えるツールがないか探してみてください。
※個人情報、顧客情報、社外秘情報などを含む文章やファイルを扱う場合は、各ツールの説明、利用規約、プライバシーポリシーを確認してからご利用ください。
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